Einzelfirma gründen in der Schweiz: So sind wir vorgegangen

Die gute Nachricht: Eine Einzelfirma zu gründen ist in der Schweiz tatsächlich ziemlich unkompliziert. Du brauchst kein Startkapital, keinen Notar und musst auch nicht zuerst eine Gesellschaft gründen, bevor du deine erste Rechnung schreiben kannst.

Ganz ohne Administration geht es natürlich nicht. Vor allem bei der AHV gibt es einen Punkt, der uns am Anfang nicht ganz klar war. Hier zeigen wir dir deshalb Schritt für Schritt, wie wir vorgegangen sind und was du wirklich brauchst.

Was ist eine Einzelfirma überhaupt?

Offiziell spricht man vom Einzelunternehmen. Im Alltag wird meistens einfach Einzelfirma gesagt.

Das Einzelunternehmen gehört einer einzigen Person. Es gibt kein vorgeschriebenes Mindestkapital und die Gründung ist deutlich einfacher als bei einer GmbH oder AG. Rechtlich bist du und deine Firma allerdings nicht komplett voneinander getrennt. Du haftest grundsätzlich auch mit deinem Privatvermögen.

Für kleinere Unternehmen, Freelancer, Beratungen, Handwerker oder Dienstleister kann das trotzdem ein sehr unkomplizierter Einstieg in die Selbstständigkeit sein. Bei uns war das genau der Grund, weshalb wir für den Start diese Form gewählt haben.

1. Du musst nicht zuerst offiziell eine Firma gründen

Das war für uns eine der wichtigsten Erkenntnisse.

Eine Einzelfirma entsteht grundsätzlich dadurch, dass du tatsächlich eine selbstständige Tätigkeit aufnimmst. Es gibt also keinen einzelnen Gründungsakt wie bei einer GmbH.

Das KMU-Portal des Bundes beschreibt es ziemlich klar: Das Einzelunternehmen entsteht mit der Aufnahme einer selbstständigen, auf dauernden Erwerb gerichteten wirtschaftlichen Tätigkeit.

Du kannst also anfangen, Kunden zu suchen, Aufträge anzunehmen und Rechnungen zu stellen. Das ist auch für den nächsten Schritt wichtig.

2. Die AHV-Anmeldung kommt erst, wenn du wirklich gestartet bist

Bei einer Einzelfirma musst du dich als selbstständigerwerbend bei einer AHV-Ausgleichskasse anerkennen lassen. Und genau hier hatten wir zuerst ein kleines Huhn-Ei-Problem.

Für die Anmeldung soll man bereits selbstständig tätig sein. Gleichzeitig fühlt es sich natürlich so an, als müsste man zuerst offiziell als selbstständig anerkannt sein, bevor man überhaupt anfangen darf.

In der Praxis ist es anders.

Die Ausgleichskasse beurteilt anhand deiner tatsächlichen Tätigkeit, ob du als selbstständigerwerbend giltst. Deshalb möchte sie auch Belege sehen. Das können zum Beispiel Rechnungen, Verträge, eine Übersicht deiner Einnahmen und Ausgaben, Investitionen oder Werbematerial sein. Die Ausgleichskasse des Kantons Bern empfiehlt sogar, die Anmeldung im Verlauf des ersten Quartals nach Aufnahme der Tätigkeit einzureichen.

Entscheidend ist dabei nicht einfach, dass du dich selbst als selbstständig bezeichnest. Typische Merkmale sind, dass du in eigenem Namen auftrittst, selbst Rechnungen stellst, dein wirtschaftliches Risiko trägst, deine Arbeit selbst organisierst und für mehrere Auftraggeber tätig bist. Ob du im Sinne der AHV tatsächlich selbstständigerwerbend bist, entscheidet am Ende die zuständige Ausgleichskasse.

Wir haben unsere Anmeldung über EasyGov gemacht. EasyGov ist die offizielle Plattform von Bund, Kantonen und Gemeinden. Darüber lassen sich unter anderem die Anmeldung bei der AHV-Ausgleichskasse, beim Handelsregister, bei der Mehrwertsteuer und bei der Unfallversicherung abwickeln.

Bei unserer AHV-Anmeldung wurden uns auch verschiedene Verbandsausgleichskassen angezeigt. Wenn du keinem Berufsverband mit eigener Ausgleichskasse angeschlossen bist, ist grundsätzlich die kantonale Ausgleichskasse am Firmensitz zuständig.

3. Einen Firmennamen wählen

Hier gibt es bei einer Einzelfirma einen wichtigen Unterschied zu einer GmbH oder AG.

Wenn deine Einzelfirma im Handelsregister eingetragen wird, muss dein Familienname Bestandteil des offiziellen Firmennamens sein. Du kannst aber einen zusätzlichen Namen oder eine Fantasiebezeichnung verwenden.

Der Familienname muss enthalten sein. Zusätze sind erlaubt, solange sie nicht irreführend sind oder den Eindruck erwecken, dass mehrere Personen Eigentümer der Firma sind. Das ist ein Detail, das man am besten schon bei der Namenswahl berücksichtigt.

4. Brauche ich einen Handelsregistereintrag?

Nicht zwingend.

Für ein nach kaufmännischer Art geführtes Einzelunternehmen wird der Eintrag ins Handelsregister grundsätzlich ab einem Jahresumsatz von CHF 100’000 obligatorisch. Darunter kannst du dich freiwillig eintragen lassen.

Ein freiwilliger Eintrag kann trotzdem sinnvoll sein. Dein Firmenname erhält dadurch einen gewissen Schutz und ein Handelsregisterauszug kann beispielsweise bei Banken oder Geschäftspartnern hilfreich sein.

Es gibt aber auch Nachteile. Mit einem Handelsregistereintrag unterliegst du als Einzelunternehmer der Betreibung auf Konkurs. Für den eigentlichen Start einer kleinen Einzelfirma brauchst du den Handelsregistereintrag deshalb nicht unbedingt.

5. UID beantragen

Früher oder später begegnet dir auch die UID.

UID steht für Unternehmens-Identifikationsnummer. Sie dient dazu, Unternehmen gegenüber Behörden eindeutig zu identifizieren.

Eine UID erhält ein Unternehmen grundsätzlich, sobald es bei einer Verwaltungsstelle gemeldet wird, die an das UID-Register angeschlossen ist. Auch Unternehmen ohne Handelsregistereintrag können eine UID erhalten.

Wichtig: Die UID allein bedeutet nicht, dass du mehrwertsteuerpflichtig bist. Eine MWST-Nummer erhältst du erst, wenn du im Register der mehrwertsteuerpflichtigen Personen eingetragen wirst.

6. Geschäftskonto und Buchhaltung einrichten

Rechtlich sind Privatperson und Einzelfirma deutlich weniger getrennt als bei einer GmbH. Trotzdem würden wir Privates und Geschäftliches von Anfang an möglichst sauber auseinanderhalten.

Wir haben deshalb ein separates Geschäftskonto eingerichtet und uns direkt Gedanken über die Buchhaltung gemacht.

Das macht den Alltag später deutlich einfacher. Du siehst auf einen Blick, welche Zahlungen zur Firma gehören, und musst bei der Steuererklärung nicht durch ein Konto voller Migros-Einkäufe, Ferienbuchungen und Kundenrechnungen gehen. Auch das KMU-Portal empfiehlt eine saubere Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Einnahmen, Ausgaben und Vermögenswerten.

Bei kleineren Einzelfirmen ist die Buchhaltung zudem relativ überschaubar. Unter CHF 500’000 Jahresumsatz reicht gesetzlich grundsätzlich eine vereinfachte Buchhaltung mit Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage. Ab CHF 500’000 gelten die umfassenderen Vorschriften zur Buchführung und Rechnungslegung.

Wir würden trotzdem von Anfang an eine richtige Buchhaltungssoftware verwenden. Nicht weil eine komplizierte Buchhaltung nötig wäre, sondern weil man sich damit später viel Arbeit erspart.

7. Muss ich Mehrwertsteuer bezahlen?

Für viele kleine Einzelfirmen am Anfang noch nicht.

Grundsätzlich wird die MWST-Pflicht relevant, wenn du mindestens CHF 100’000 massgebenden Jahresumsatz aus Leistungen im In- und Ausland erreichst oder bereits beim Start klar ist, dass du diese Grenze überschreiten wirst.

Unterhalb dieser Grenze kannst du dich unter bestimmten Voraussetzungen freiwillig der MWST unterstellen. Das kann beispielsweise interessant sein, wenn du hohe geschäftliche Ausgaben hast und Vorsteuer abziehen möchtest. Ob sich das lohnt, hängt aber stark von deinem Geschäftsmodell und deinen Kunden ab.

Für uns war deshalb zunächst wichtiger, die Umsatzgrenze im Blick zu behalten, statt die Mehrwertsteuer unnötig kompliziert zu machen.

8. AHV, Unfallversicherung und Vorsorge nicht vergessen

Als selbstständigerwerbende Person zahlst du deine AHV-, IV- und EO-Beiträge selbst. Der maximale Beitragssatz für AHV, IV und EO beträgt 2026 insgesamt 10 Prozent des Erwerbseinkommens. Bei einem Jahreseinkommen unter CHF 60’500 gilt eine tiefere, abgestufte Beitragsskala. Dazu können je nach Ausgleichskasse weitere Beiträge und Verwaltungskosten kommen.

Ein wichtiger Unterschied zu einer normalen Anstellung ist allerdings:

Als Selbstständiger bist du nicht automatisch gegen Arbeitslosigkeit versichert. Auch die Unfallversicherung und die berufliche Vorsorge über eine Pensionskasse sind für dich grundsätzlich nicht obligatorisch.

Das bedeutet nicht, dass du diese Themen ignorieren solltest.

Im Gegenteil. Sobald der erste administrative Teil erledigt war, haben wir uns genau diese Fragen gestellt:

• Wie versichern wir einen längeren Erwerbsausfall?
• Brauchen wir eine freiwillige Unfallversicherung?
• Wie lösen wir die Altersvorsorge?
• Was passiert, wenn jemand für die Firma arbeitet?

Das Thema ist gross genug für einen eigenen Beitrag. Für die eigentliche Gründung musst du aber vor allem wissen, dass du dich als Einzelunternehmer um einige Absicherungen selbst kümmern musst.

Sobald du Mitarbeitende beschäftigst, ändern sich die Regeln nochmals. Dann kommen unter anderem die obligatorische Unfallversicherung und je nach Lohn die berufliche Vorsorge dazu.

9. Steuern einplanen

Eine Einzelfirma bezahlt nicht separat Unternehmenssteuern wie eine GmbH oder AG. Der Gewinn deiner Einzelfirma wird bei dir persönlich als Einkommen versteuert. Auch das Geschäftsvermögen fliesst in deine persönliche Vermögenssteuer ein. Geschäftlich begründete Ausgaben kannst du entsprechend berücksichtigen.

Das klingt simpel, hat aber einen praktischen Haken:

Das Geld auf deinem Geschäftskonto gehört zwar dir. Ein Teil davon wird später aber für AHV und Steuern gebraucht.

Wir würden deshalb nicht einfach den gesamten Überschuss als verfügbares Geld betrachten. Lieber regelmässig einen Teil für Steuern und Sozialversicherungen zurücklegen. Wie viel das konkret sein sollte, hängt von deinem Gewinn, deinem Wohnort und deiner restlichen Einkommenssituation ab.

Was würden wir heute anders machen?

Vor allem würden wir uns am Anfang weniger verrückt machen.

Wir hatten teilweise das Gefühl, zuerst müssten alle Registrierungen, Nummern, Versicherungen und Konten perfekt eingerichtet sein und erst danach könne die Firma richtig starten.

Bei einer Einzelfirma ist es eher umgekehrt.

Du brauchst zuerst eine echte Tätigkeit. Einen ersten Kunden. Eine erste Offerte. Eine Rechnung.

Damit wird die Selbstständigkeit überhaupt greifbar, und genau solche Belege braucht später auch die Ausgleichskasse.

EasyGov hat uns beim administrativen Teil geholfen, weil viele Behördengänge an einem Ort zusammenkommen. Trotzdem muss man nicht alles gleichzeitig erledigen.

Unsere Reihenfolge für eine neue Einzelfirma

Wenn wir heute nochmals von vorne anfangen würden, sähe es ungefähr so aus:

Mehr braucht es für den Start einer normalen kleinen Einzelfirma oft gar nicht.

Unser Fazit

Die grösste Hürde bei der Gründung unserer Einzelfirma war nicht die Bürokratie.

Es war herauszufinden, in welcher Reihenfolge man die Dinge überhaupt machen soll.

Sobald man verstanden hat, dass eine Einzelfirma mit der tatsächlichen Tätigkeit beginnt und die AHV-Anerkennung danach erfolgt, wird vieles logisch.

Du musst also nicht zuerst wochenlang eine Firma aufbauen, bevor du anfangen darfst.

Fang mit dem Geschäft an. Kümmere dich um die ersten Kunden. Und erledige die Administration Schritt für Schritt nebenbei.

Genau so haben wir es am Ende auch gemacht.